Pode ser difícil para as pequenas empresas gerenciar contas a receber (A / R), especialmente quando lidam com empresas maiores. Alguns grandes varejistas levam até 90 ou mesmo 120 dias para pagar seus fornecedores. Compreensivelmente, isso pode colocar as pequenas empresas em uma posição precária de fluxo de caixa.

Controle de pagamento de clientes e contas a receber

Contas a receber é um termo contábil que se refere a quando um cliente faz uma compra, mas não a paga imediatamente. A má notícia é que, para empresas em crescimento, as contas a receber geralmente aumentam, levando a pressões ainda maiores no fluxo de caixa e podendo manter o empresário em um constante estado de estresse.

Contas a receber é um ativo?

Como as contas a receber são a quantia em dinheiro devida a uma empresa por um cliente, ela é considerada um ativo e deve ser listada como tal no balanço. Espera-se que as contas a receber se transformem em dinheiro em suas contas no futuro – normalmente em menos de um ano.

É essencial implementar um processo para monitorar e coletar seus recebíveis o mais rápido possível. O gerenciamento de contas a receber é essencial para administrar uma empresa e ajudará muito a garantir o sucesso (e os fundos) a longo prazo.

Com isso em mente, aqui estão seis dicas para ajudar você a gerenciar contas a receber e fazer com que seus negócios fluam com dinheiro.

Dica 1: estabeleça uma meta pendente de vendas de um dia

As vendas de um dia é uma métrica amplamente usada para ajudar a avaliar a eficácia de uma empresa na coleta de recebíveis. Embora cada setor tenha termos e requisitos de pagamento padrão diferentes, você deve definir um período de coleta adequado às suas necessidades comerciais específicas. Esse número deve ser o mais baixo possível, geralmente entre 15 e 45 dias, e deve ser definido com cuidado, pois afetará significativamente o fluxo de caixa da sua empresa.

Embora possa parecer estressante diminuir o prazo de pagamento, lembre-se de que o prazo médio está diminuindo. Agora, quase três quartos das empresas estabelecem condições de pagamento dentro de duas semanas após o envio da fatura.

Dica 2: considere uma política de crédito

Se você ainda não o fez, configure uma estrutura em torno da sua abordagem ao gerenciamento de contas a receber. Aqui estão alguns itens para pensar:

Histórico do cliente: considere o relacionamento com o cliente e sua capacidade de crédito. Meça o risco de acordo.

Quanto você deve creditar? Isso realmente depende da sua empresa. A decisão de quanto crédito conceder ao seu cliente depende do seu histórico e da transação média realizada pela sua empresa.

Aplicar a política: se você tem uma política definida em que os clientes precisam estar em um determinado local financeiramente e possui um limite de crédito, não faça exceções. Atenha-se à sua política.

Controlando o pagamento de clientes

O controle de pagamentos de clientes contribui para o monitoramento da saúde de um negócio. (Foto: SapphireOne Blog)

Dica 3: acompanhar pagamentos com planilha para controle de recebimento

Sua empresa precisa criar um relatório de vencimento de contas a receber que categorize as contas a receber de acordo com o período em que uma fatura ficou pendente. Depois de ter isso à mão, você poderá revisar e identificar rapidamente as contas atuais, passadas 15 dias, 30 dias, 60 dias, 90 dias ou mais. Ligue ou envie um email para os clientes no primeiro dia em que o pagamento estiver atrasado. Comece com um lembrete gentil de que o pagamento já está vencido. Coloque tudo numa planilha para ter um bom controle.

Dica 4: mova-se rapidamente

Toda empresa tem o direito de ser paga dentro dos prazos, portanto, não tenha medo de pedir o dinheiro. Quanto à data de vencimento, uma cadência de lembretes (como e-mails semanais) pode ajudar a garantir que sua fatura permaneça na linha de foco do seu cliente. Se uma conta ultrapassar o prazo de 60 a 90 dias, a probabilidade de cobrança diminuirá significativamente. Você deve monitorar regularmente seu relatório de vencimento de contas a receber para garantir que não mantenha suas contas por tanto tempo que elas se tornem incobráveis.

Dica 5: seja proativo e claro

Para incentivar pagamentos pontuais, ligue ou envie um email proativamente logo após o envio da fatura para garantir que eles a recebam e perguntar quando será paga. Siga novamente alguns dias antes do vencimento do pagamento para garantir que eles tenham tudo o necessário para efetuar o pagamento, para que a data de vencimento não escorregue. Você também deve garantir que todas as faturas enviadas sejam claras e que não faltem informações importantes que possam fazer com que seus clientes evitem ou atrasem o pagamento.

Dica 6: considere oferecer um desconto para pagamento antecipado

Pode ser benéfico oferecer a seus clientes um incentivo para pagar suas contas com antecedência. Embora um desconto para pagamento antecipado custe o dinheiro da empresa, a estabilidade do fluxo de caixa que ele oferece pode valer a pena. Ao definir o desconto, lembre-se apenas de fornecer o que você pode pagar. Mantenha o desconto marginal, mas o suficiente para incentivar seus clientes.

Existe uma maneira melhor de controlar o pagamento de clientes?

O software de contabilidade e contabilidade pode adicionar estrutura ao processo de gerenciamento e cobrança de contas a receber. A devolução e a cobrança pontual de dinheiro são vitais para o sucesso de qualquer negócio. O gerenciamento das condições de pagamento e o estabelecimento de um processo para monitorar os recebíveis antigos de contas a receber adicionam clareza a qualquer ciclo de fluxo de caixa. Além disso, uma cadência de lembretes amigáveis para faturas atrasadas ajuda a reduzir os ciclos de cobrança. Por fim, depois de obter a receita, é sua responsabilidade coletar o dinheiro!

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