Como fazer uma mensagem de cobrança?

A inadimplência é um problema comum enfrentado por muitas empresas. Quando os clientes não cumprem com suas obrigações financeiras, isso pode causar dificuldades para a empresa, afetando sua saúde financeira e sua capacidade de cumprir com suas próprias obrigações.

É importante tomar medidas rápidas e eficazes para lidar com clientes inadimplentes, e uma das maneiras de fazer isso é através da comunicação efetiva.

A seguir, apresentamos algumas dicas para escrever uma mensagem de cobrança eficaz para clientes inadimplentes.

Escreva uma mensagem de cobrança respeitosa e profissional

Apesar de estar cobrando uma dívida, é importante lembrar de manter o tom respeitoso e profissional na sua mensagem. Lembre-se de que o cliente é um parceiro valioso e que você ainda quer manter uma relação positiva com ele, mesmo que ele esteja atrasado com suas obrigações financeiras.

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Evite ser confrontador ou ameaçador, pois isso só pode piorar a situação e afastar o cliente.

Seja claro e conciso ao enviar uma mensagem de cobrança

Na sua mensagem, seja claro e conciso sobre o que é exigido. Indique o valor da dívida, a data de vencimento e as consequências da inadimplência, se for o caso. Se houver algum acordo de pagamento ou opção de parcelamento disponível, informe ao cliente de maneira clara e detalhada.

Ofereça opções de pagamento para o cliente

Muitas vezes, os clientes inadimplentes podem ter dificuldades financeiras temporárias e precisam de algum tipo de flexibilidade para cumprir com suas obrigações. Portanto, é importante oferecer opções de pagamento, como parcelamento da dívida ou acordo de pagamento. Isso pode ajudar a resolver o problema de maneira mais amigável e evitar a necessidade de recorrer a medidas mais drásticas.

Tente não exagerar na mensagem de cobrança, ou poderá resultar em problemas jurídicos para sua empresa. (Imagem: LegalZoom)

Forneça informações de contato e instruções de pagamento

Na sua mensagem, inclua informações de contato, como o seu nome e telefone, para que o cliente possa entrar em contato com você caso tenha dúvidas ou precise discutir o pagamento. Também é importante fornecer instruções detalhadas sobre como o cliente pode efetuar o pagamento, incluindo os métodos de pagamento disponíveis e as informações necessárias para realizar o pagamento.

Seja compreensivo

Lembre-se de que, às vezes, as dificuldades financeiras dos clientes podem ser resultado de circunstâncias além de seu controle, como perda de emprego ou doença. Se você suspeitar que isso pode ser o caso, tente ser compreensivo e trabalhar com o cliente para encontrar uma solução viável. Isso pode ajudar a manter a relação com o cliente e evitar a necessidade de recorrer a medidas mais drásticas.

Seja firme, mas justo

Enquanto é importante ser compreensivo, também é importante ser firme e deixar claro que a dívida precisa ser paga. Se o cliente se recusar a cumprir com suas obrigações ou se negar a entrar em acordo, é preciso tomar medidas mais drásticas, como recorrer a um advogado ou ao sistema de cobrança. No entanto, é importante ser justo e evitar medidas que possam prejudicar o cliente de maneira desnecessária.

Mantenha um registro de comunicação com o cliente

Por fim, é importante manter um registro de todas as comunicações com o cliente inadimplente, incluindo as mensagens de cobrança enviadas e quaisquer respostas ou acordos alcançados. Isso pode ser útil no caso de ser necessário recorrer a medidas mais drásticas, como processo judicial. Além disso, manter um registro de comunicação pode ajudar a evitar mal-entendidos ou problemas futuros.

Ofereça incentivos para o pagamento da dívida

Para incentivar o cliente a quitar a dívida, você pode oferecer algum tipo de incentivo, como desconto na próxima compra ou serviço. Isso pode ajudar a resolver o problema de maneira mais amigável e ainda pode beneficiar a empresa, pois pode incentivar o cliente a continuar fazendo negócios com a empresa no futuro.

Faça uma ligação para o cliente

Às vezes, uma ligação pode ser mais eficaz do que uma mensagem de texto ou e-mail para cobrar uma dívida. Durante a ligação, você pode discutir as opções de pagamento disponíveis e trabalhar com o cliente para encontrar uma solução viável. Além disso, a ligação pode ajudar a esclarecer qualquer dúvida ou mal-entendido que possa ter surgido.

Envie lembretes regulares

Se o cliente não responder à sua primeira mensagem de cobrança, é importante enviar lembretes regulares para garantir que a dívida não seja esquecida. No entanto, é importante não enviar mensagens excessivas, pois isso pode ser invasivo e desagradável para o cliente. Enviar lembretes a cada alguns dias ou uma vez por semana geralmente é suficiente.

Modelo de mensagem de cobrança

Prezado(a) [Nome do cliente],

Esperamos que este e-mail o encontre bem. Gostaríamos de informá-lo sobre o saldo devedor em nossa conta de R$[valor da dívida], referente a [descreva a compra ou serviço].

Nosso objetivo é lembrá-lo desta dívida e lhe oferecer as melhores opções de pagamento. Portanto, gostaríamos de propor um acordo de pagamento em [número] parcelas mensais de R$[valor da parcela]. Caso prefira, também oferecemos a opção de pagamento à vista com um desconto de [porcentagem]%. O pagamento pode ser realizado por [meios de pagamento disponíveis]

Por favor, entre em contato conosco em até [número] dias para confirmar sua escolha de pagamento e evitar quaisquer encargos adicionais. Nossos detalhes de contato são:

[Seu nome]

[Seu cargo]

[Seu telefone]

[Seu e-mail]

Esperamos resolver este assunto o mais breve possível e agradecemos pela sua atenção.

Atenciosamente,

[Nome da empresa]

Sobre o autor

Após ouvir relatos de seus clientes empresariais, André percebeu que existia o receio de aceitar cartões por motivos variados, desde custos até não saber como funcionava uma máquina de cartão. Sendo especialista em finanças e educador financeiro com mais de 300 horas em cursos, André decidiu escrever sobre as máquinas de cartão para ajudar seus leitores e os vendedores que querem entrar neste mundo dos cartões de crédito e débito.

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