O que é contas a pagar?

Contas a pagar fazem parte de qualquer contabilidade de empresa. É importante compreender como lidar com essa parte da contabilidade para não cometer erros, e fazer um bom planejamento financeiro. É também essencial para poder repassar aos acionistas e interessados na empresa para uma boa gestão.

O que é contas a pagar?

Contas a pagar representa o valor que uma empresa deve a seus credores e fornecedores (também conhecido como conta de passivo circulante). As contas a pagar são registradas no balanço patrimonial no passivo circulante.

Quando uma empresa adquire bens ou serviços de um fornecedor a crédito, o pagamento não é feito imediatamente, mas é devido em 30 dias, 60 dias ou, em alguns casos, até mais. No primeiro caso, a empresa enviará ao fornecedor um pedido de compra, após o qual o fornecedor fornecerá a mercadoria adquirida juntamente com uma fatura solicitando o pagamento em uma determinada data.

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Quando os valores devidos a fornecedores e terceiros não são pagos nos prazos acordados, ocorrem atrasos ou inadimplência. Isso pode ser devido ao processamento ineficiente de faturas ou desafios na cadeia de abastecimento.

Uma métrica chave ao falar sobre contas a pagar é dias a pagar pendentes. É usado para descrever o número de dias que uma empresa leva para pagar seus fornecedores. Quanto mais alto o DPO de uma empresa, mais tempo ela é capaz de fazer uso de seu caixa disponível. Consequentemente, algumas empresas podem optar por prorrogar os prazos de pagamento oferecidos aos seus fornecedores, a fim de melhorar sua posição de capital de giro.

As contas a pagar são essenciais na contabilidade da empresa para poder organizar as finanças. (Imagem: Accountancy Age)

Contas a pagar e receber

O contas a pagar não se confunde com o contas a receber, que se refere aos pagamentos que uma empresa deve receber de seus clientes. Dessa forma, as contas a receber são registradas no balanço patrimonial como um ativo e representam os valores devidos a uma empresa quando seus clientes adquirem bens ou serviços com vencimento em uma data futura.

Exemplo de controle de contas a pagar

No sistema de contabilidade de partidas dobradas, uma empresa compradora aprova uma fatura e, em seguida, registra o valor da fatura no razão geral em contas a pagar, com um débito equivalente na conta de despesas. Após o recebimento do pagamento, o valor será debitado do contas a pagar, com crédito à vista.

Por exemplo, se uma empresa compra produtos por R$780, ela registrará um crédito de R$780 em contas a pagar e um débito de R$780 na conta de despesas. Assim que a empresa pagar a fatura, ela debitará as contas a pagar em R$780 e registrará um crédito de R$780 em dinheiro.

Departamento de contas a pagar

Quando as pessoas perguntam: “O que são contas a pagar?”, Isso também pode se referir ao departamento de uma organização que processa pagamentos a terceiros. As grandes organizações terão um departamento de contas a pagar dedicado com foco exclusivo nesta área, enquanto as organizações menores podem ter uma única equipe gerenciando contas a pagar e contas a receber.

O departamento de contas a pagar é responsável pelo processamento e gerenciamento de pagamentos efetuados, bem como pelo envolvimento com os fornecedores. As atividades normalmente incluem a integração de novos fornecedores, o recebimento de faturas, a revisão dos detalhes de pagamento e a atualização das contas contábeis, bem como o pagamento dos fornecedores na data de vencimento acordada e a reconciliação dos pagamentos. Além disso, as contas a pagar serão responsáveis ​​por reembolsar os funcionários por despesas como despesas de viagem e dinheiro para pequenas despesas.

Uma parte importante da função de contas a pagar é garantir que controles internos robustos estejam em vigor para evitar erros, como pagamentos duplicados ou valores incorretos pagos. Outra preocupação é mitigar o risco de esquemas de fraude de contas a pagar, que podem incluir a criação de faturas falsas, reembolsos de despesas de funcionários duplicados ou exagerados, fraude de cheques e esquemas de propina ou suborno em que os funcionários recebem incentivos de fornecedores em troca da compra de mercadorias ou serviços.

As empresas também devem estar cientes dos riscos que podem surgir como resultado de conflitos de interesse, por exemplo, se um funcionário de contas a pagar tiver um interesse não declarado em um dos fornecedores da empresa.

Além disso, os processos precisam estar em vigor para garantir que os fornecedores sejam pagos em dia, a fim de evitar taxas de pagamento atrasadas e o risco de danos à reputação que podem surgir devido a atrasos nos pagamentos. Outro componente da função é lidar com quaisquer exceções que possam surgir, como pagamentos malsucedidos.

Descontos de pagamento antecipado em contas a pagar

As contas a pagar também têm um papel a desempenhar quando se trata de aproveitar quaisquer descontos de pagamento antecipado oferecidos pelos fornecedores. Por exemplo, um fornecedor pode oferecer termos diferentes. Por exemplo, se um cliente pagar a fatura no prazo de 10 dias, em vez dos 30 dias acordados, receberá um desconto de 2% sobre o valor indicado na fatura.

Esse tipo de desconto pode ser muito atraente para empresas que adquirem bens e serviços. Para aproveitar os descontos de forma estruturada, o comprador pode optar por oferecer aos seus fornecedores pagamentos antecipados por meio de uma solução de desconto dinâmica. Isso permite que os fornecedores recebam o pagamento antecipado de faturas escolhidas de maneira flexível: quanto mais cedo o pagamento, maior o desconto. Desta forma, os fornecedores podem cumprir suas necessidades de fluxo de caixa, enquanto a empresa compradora pode investir seu próprio caixa para obter um retorno sem risco.

Os programas de pagamento antecipado, que incluem descontos dinâmicos e financiamento da cadeia de suprimentos, oferecem acesso a liquidez acessível quando e como você precisa. Por último, mas não menos importante, as técnicas de faturamento eletrônico podem permitir que os fornecedores automatizem a entrega de suas faturas diretamente para o sistema ERP de seus clientes.

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Sobre o autor

Após ouvir relatos de seus clientes empresariais, André percebeu que existia o receio de aceitar cartões por motivos variados, desde custos até não saber como funcionava uma máquina de cartão. Sendo especialista em finanças e educador financeiro com mais de 300 horas em cursos, André decidiu escrever sobre as máquinas de cartão para ajudar seus leitores e os vendedores que querem entrar neste mundo dos cartões de crédito e débito.

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