O que é POS? É melhor do que máquina de cartão?

Se você está procurando por máquinas de cartão ou sistemas integrados para receber pagamentos por cartão, o POS ou Point Of Sales é uma das soluções mais recomendadas. Mas como funciona o sistema POS? O que é esse sistema?

O que é o sistema e a máquina POS?

Para a pergunta sobre o que é POS, trata-se de um software de sistema de ponto de venda (PDV) que vincula as funções de vendas, estoque e gerenciamento de qualquer negócio de varejo em um único sistema simplificado. Muitos sistemas POS podem operar em apenas um único dispositivo móvel, como um smartphone ou tablet, e também podem acionar um ou mais registros de bancada, completos com gavetas de dinheiro, scanners e impressoras de recibos.

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Um sistema de PDV toma o lugar das caixas registadoras tradicionais para simplificar o processo de pagamento do ponto de venda. No entanto, isso apenas arranha a superfície de como um POS pode melhorar sua operação geral. Com um sistema POS, você pode:

Completar vendas usando registros e/ou dispositivos móveis

Processar instantaneamente pagamentos com cartão de crédito e débito

Registrar pagamentos em dinheiro e cheque

Imprimir e/ou enviar recibos de vendas por e-mail para clientes

Criar listas de produtos detalhadas com variantes como cor e tamanho

Adicionar e gravar produtos para cada venda

Acompanhar as quantidades de estoque em tempo real conforme os produtos são vendidos

Coletar e armazenar informações de contato do cliente

Acompanhar logins, vendas e programações de equipe

Acompanhar comissões e/ou dicas por funcionário

Acompanhar as vendas na loja, móveis e online em um único sistema

Gerenciar programas de marketing por e-mail e fidelidade

Compilar uma matriz de relatórios de vendas, estoque e negócios

Conectar dados de vendas e estoque com os melhores programas de contabilidade

A maioria dos sistemas de PDV é baseada em nuvem e pode usar dispositivos móveis como smartphones e tablets ou computadores Mac e PC para realizar essas tarefas.

Sistemas POS vem em muitas faixas de preço também. Alguns fornecem funcionalidade completa usando apenas um smartphone ou tablet, para que você possa aproveitar os benefícios de um sistema de PDV com praticamente nenhum custo inicial. Depois, à medida que você cresce, pode expandir facilmente para executar vários registros ou até mesmo usar vários locais de armazenamento. Outros tem taxas mensais para acessar o software, mas oferecem um conjunto mais avançado de ferramentas, como inventário avançado detalhado e recursos de rastreamento de funcionários.

Recursos de máquina POS para cartões

Gratuitos ou pagos, todos os sistemas de PDV oferecem um conjunto básico de recursos que ajudam você a supervisionar todos os aspectos do seu negócio. Um sistema completo vai incluir os seguintes elementos.

Processo de vendas e check-out

Um sistema de PDV cria uma experiência de checkout rápida e perfeita para seus clientes. No check-out, a equipe pode adicionar itens facilmente a uma venda por meio de leitura de código de barras ou entrada de tela sensível ao toque. Totalizar a venda acontece instantaneamente e cupons, pontos de fidelidade ou outros descontos podem ser aplicados com o toque de um botão. Para concluir a venda, um sistema de PDV aceita e registra cheques, dinheiro, cartão de crédito e até mesmo pagamentos com cartão de presente, além de permitir que os clientes dividam os pagamentos da maneira que desejarem. As assinaturas de cartão de crédito podem ser coletadas eletronicamente ou em papel e os recibos podem ser impressos ou enviados por e-mail, seja qual for a preferência do cliente.

Processamento de Cartão de Crédito

Os sistemas POS conectam automaticamente as transações com cartão de crédito ao seu processo de checkout. Isso simplifica e agiliza os procedimentos de checkout e as tarefas de reconciliação e fechamento de caixa no final do dia. Ao contrário de um terminal típico de cartão de crédito e configuração de caixa registradora, com um sistema de PDV, você não gera um relatório de cobrança de fim de dia separado e concilia os tíquetes para as vendas. Já está tudo pronto para você. Sistemas POS também facilitam a aceitação de cartões de crédito onde quer que você faça uma venda. Você pode conectar leitores de cartão a smartphones e tablets para vendas por celular, aceitar pagamentos online por meio de seu website ou inserir pagamentos por telefone usando o terminal virtual do seu sistema POS. Tudo isso está acima e além do que você pode fazer com um terminal básico de cartão de crédito e configuração de caixa registradora.

Um sistema POS é uma solução integrada para gestão do seu negócio e recebimento de pagamentos. (Foto: eHopper)

Pagamentos de dispositivos móveis

Se você deseja a liberdade de aceitar pagamentos em qualquer lugar em que faz negócios, os sistemas de PDV entregam isso pra você. A maioria tem aplicativos de PDV móveis, conhecidos como mPOS, que permitem fazer vendas, aceitar pagamentos e lidar com outras funções importantes de negócios em seu smartphone ou tablet. Muitos sistemas são completos baseados em dispositivos móveis e funcionam principalmente em dispositivos como dispositivos iOS e Android. Com esses sistemas, todas as funções de pagamento acontecem por meio de leitores de cartão conectados a um tablet ou telefone celular. Além disso, você pode acessar seu painel de gerenciamento e inserir pagamentos por meio de um terminal virtual em qualquer computador.

Gestão de Inventário

Recursos de inventário são uma das principais razões pelas quais as empresas adotam um sistema de PDV. Praticamente todo sistema POS no mercado armazena os principais dados de produtos, como informações sobre fornecedores e custo de atacado; preços regulares, de venda, e desconto para itens; variáveis, como tamanho ou cor; e quantidades de estoque atuais. Alguns sistemas de PDV também oferecem recursos avançados de inventário que ajudam a gerenciar pedidos, rastrear peças para produtos de montagem e fazer transferências de estoque dentro da loja. A maioria dos sistemas de PDV também integra seus dados de inventário a várias plataformas de comércio eletrônico para automatizar atualizações de estoque em tempo real entre seu sistema de PDV e canais de vendas online. Simplificando, se você precisar rastrear o inventário em qualquer lugar, um PDV melhorará o processo.

Vendas multi canais centralizadas

Um PDV pode conectar suas atividades de vendas na loja e online em um sistema conveniente e centralizado. Muitos sistemas de POS integram-se a várias plataformas de vendas online e sincronizam suas vendas, pagamentos, clientes e até mesmo as contagens de estoque entre o sistema da loja e os canais de vendas online. Alguns oferecem integrações e soluções integradas de comércio eletrônico: Para varejistas que desejam expandir seu alcance vendendo em um site; através de intermediários; ou através de canais de mídias sociais, um PDV pode tornar tudo extremamente eficiente.

Gestão de Clientes

Os sistemas de POS permitem registrar as informações de contato do cliente e acompanhar cada compra em todos os detalhes. Você saberá quais itens cada cliente comprou e quando, quanto eles pagaram, qual método de pagamento eles usaram e até mesmo se os itens foram devolvidos em uma data posterior. Esses dados são imensamente úteis no gerenciamento geral de vendas, mas também desempenham outro papel importante ao ajudar você a ajustar os esforços de marketing. Sabendo quem compra o que mais frequentemente permite que você crie promoções direcionadas, como e-mails de marketing, e envie-as para os clientes com maior probabilidade de responder. Sem um sistema de PDV, segmentar compradores com base em seu histórico de compras é quase impossível.

Acompanhamento de dados de vendas

Sistemas de PDV acompanham cada venda em detalhes, o que lhe dá uma riqueza de dados sobre os quais você pode basear as principais decisões de negócios. Até mesmo os relatórios de vendas mais básicos informam quais itens são seus principais vendedores e os mais lentos para ajudar você a tomar decisões de compra informadas. O acompanhamento de vendas também ajuda a identificar e prever os aumentos sazonais em determinadas categorias ou vendas gerais, para que você possa planejar seu estoque e sua equipe para atender a seus ciclos ocupados. Muitos sistemas de POS permitem acompanhar as vendas por funcionário de comissões ou programas internos de recompensas.

Gestão de Empregados

Os sistemas POS oferecem uma variedade de ferramentas de gerenciamento de funcionários. O login do funcionário, a cronometragem básica, o agendamento e o rastreamento de comissões são encontrados nos recursos básicos da maioria dos sistemas de PDV. Para taxas adicionais, você pode acessar ou integrar um gerenciamento de folha de pagamento completo em seu PDV para centralizar todas as suas tarefas de vendas, gerenciamento de negócios e folha de pagamento em um sistema.

Integração de Marketing

A maioria dos sistemas de PDV oferece ferramentas de marketing por e-mail integradas e, se não, conectam-se facilmente a soluções de marketing por e-mail de terceiros. De qualquer forma, um sistema de PDV torna a criação de uma lista de e-mails fácil e a mantém atualizada. Quando você estiver pronto para enviar e-mails de marketing, poderá usar os históricos de pedidos de seus clientes para segmentar suas promoções para os clientes com maior probabilidade de responder. Vincular seu histórico de pedidos a suas campanhas de e-mail ajuda você a criar campanhas muito mais eficazes e um PDV torna isso tudo possível.

Programas de Fidelidade

Os programas de fidelidade do cliente levam o marketing um passo além do marketing por e-mail, oferecendo aos seus clientes um motivo contínuo para freqüentar sua loja. Os programas de fidelidade funcionam de várias maneiras. Você pode usar um para criar pontos para brindes ou descontos ou para oferecer aos membros brindes especiais como eventos de compra antecipada, cupons ou outros bônus. No entanto, você define o seu, tudo é gerenciado facilmente na maioria dos sistemas de PDV. Alguns fornecem um programa de fidelidade integrado por uma modesta taxa mensal. Outros integram-se a várias opções de programas de fidelidade de terceiros.

Como escolher um sistema POS?

Quando você considera tudo o que um sistema de PDV oferece, é incrível saber que alguns sistemas de PDV são realmente gratuitos. Além disso, todas as versões pagas oferecem períodos de avaliação gratuitos, por isso não há nada que impeça um vendedor de testar um ou mais sistemas POS sem riscos.

Existem muitos sistemas de POS no mercado – alguns são gratuitos, enquanto outros cobram taxas mensais. No entanto, o acesso ao sistema POS é apenas parte de seus custos potenciais. Dependendo das suas necessidades de registro de check-out e dos tipos de pagamentos aceitos, você poderá enfrentar custos de hardware de inicialização e taxas de processamento de cartão de crédito em andamento.

Existem vários sistemas POS gratuitos no mercado. Para pequenos estabelecimentos, a execução de um sistema POS gratuito em um smartphone ou tablet pode fornecer tudo o que é necessário. Porém, algumas operações podem precisar de recursos específicos, como rastreamento avançado de inventário ou gerenciamento de fluxo de trabalho. Se assim for, um sistema de POS com recursos avançados adiciona eficiências que valem bem a mensalidade.

Taxas do processamento do cartão de crédito do sistema POS

Processadores de cartão de crédito ou operadoras de máquinas de cartão cobram uma taxa pelo processamento de cartões de crédito. Isto é, além de todas as taxas que você paga ao seu sistema POS. Mas, lembre-se, se você usa um sistema POS ou terminal básico, você ainda tem que pagar taxas de processamento de cartão de crédito ao seu provedor de pagamento. Portanto, usar um sistema de PDV não aumenta necessariamente seu custo de aceitação de cartões de crédito. Apenas torna o processo mais fácil em comparação com o uso de um terminal de cartão de crédito independente.

Alguns sistemas de POS, na verdade incluem processamento de cartão de crédito como parte de seu serviço, então tudo é incorporado em um sistema conveniente. Outros exigem que você conecte sua própria conta ao sistema. Isso requer mais configuração, mas permite que você compre preços diferentes para obter taxas mais baixas.

Custos de Hardware do Sistema POS

A maioria dos sistemas POS funciona em diversas plataformas, como Windows, Linux, Mac OS, Android, iOS. Se você já possui um desses, pode começar com apenas um leitor de cartão de crédito gratuito e poucos, se houver, adicionarão custos de hardware. No entanto, se você precisar de caixas, gavetas e impressoras de recibo, esses custos de hardware podem variar, e é preciso pesquisar para saber os custos para o seu negócio..

“O que é software de PDV e como isso pode ajudar o meu negócio?” É uma questão que muitos pequenos vendedores perguntam. Sistemas POS modernos e de baixo custo fornecem uma resposta muito clara: um sistema de PDV é algo que liga seus processos de checkout a todas as outras funções de gerenciamento de armazenamento de chaves. No entanto, isso realmente apenas arranha a superfície do que os sistemas POS oferecem.

Os sistemas de PDV gratuitos e pagos facilitam a realização de vendas e a aceitação de pagamentos em qualquer lugar, incluindo vendas na loja, móveis e on-line. Além disso, os sistemas de PDV conectam diretamente seus dados de vendas e esforços de marketing para que você possa criar e-mails de marketing bem segmentados, mensagens SMS e ofertas de programas de fidelidade para atrair clientes para mais. As ferramentas de inventário e gerenciamento de pessoal ajudam a minimizar problemas, identificar erros e controlar os custos em toda a linha.

Você usa um sistema POS na sua operação de vendas de varejo, restaurante ou multicanal? Gostaríamos de saber qual sistema de PDV você escolheu, sua experiência de implementação e como ela está funcionando na seção de comentários abaixo.

Sobre o autor

Após ouvir relatos de seus clientes empresariais, André percebeu que existia o receio de aceitar cartões por motivos variados, desde custos até não saber como funcionava uma máquina de cartão. Sendo especialista em finanças e educador financeiro com mais de 300 horas em cursos, André decidiu escrever sobre as máquinas de cartão para ajudar seus leitores e os vendedores que querem entrar neste mundo dos cartões de crédito e débito.

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