Você já os viu em lojas, talvez até o tenha configurado em seu próprio negócio, mas a pergunta permanece: como você usa uma máquina POS? Como inicializar?

Primeiro, não existe uma “máquina POS”. Em vez disso, o termo às vezes é usado para se referir a um terminal de cartão ou sistema de ponto de venda (PDV ou POS – Point of Sale), talvez até a interface de caixa onde você digita vendas.

O que é um sistema POS?

O termo “máquina POS” se baseia na suposição de que existe um dispositivo que representa um checkout inteiro. A verdade é que os caixas modernos são compostos por vários componentes de hardware e software, configurando o sistema POS. Geralmente, ele é composto pelos seguintes:

  • Monitor de computador ou tela do tablet
  • Software EPOS (ponto de venda eletrônico)
  • Máquina de cartão
  • Gaveta de dinheiro
  • Impressora de recibos
  • Leitor de códigos de barra

Vamos supor que o uso de uma máquina POS se refira ao processamento de uma venda. Hoje, os dois maiores métodos de pagamento são dinheiro e cartões de crédito ou débito. Vamos ver como fazer isso.

Como inicializar POS para aceitar cartões?

Geralmente, existem duas maneiras de aceitar cartões em um ponto de venda: via entrada manual ou automaticamente através de um sistema vinculado. Ambos exigem um tipo de leitor de cartão – um terminal autônomo para entrada manual ou terminal integrado para um sistema vinculado. Independentemente do tipo de terminal, ele deverá se conectar à Internet via linha telefônica por cabo, WiFi ou através de um cartão SIM embutido.

Nas máquinas móveis, que se conectam a smartphones e mais simples, geralmente existe um botão dedicado para ligar e desligar a máquina. Em máquinas. Em máquinas com WiFi, 3G, ou máquinas fixas, o botão geralmente é o botão verde ou vermelho da frente, que deve ser segurado por alguns segundos para inicializar a máquina. As máquinas touch, mais modernas, geralmente tem botões dedicados para ligar e desligar.

Um terminal de cartão independente é independente do software do POS ou da caixa registradora em que você registra as transações. Não há comunicação entre um terminal independente e o restante do seu sistema POS. Isso significa que, quando você calcula os itens para vender na tela de caixa registradora ou na caixa registradora, é necessário inserir o valor total no teclado da máquina de cartão. O terminal se conectará ao emissor do cartão, banco comercial e outros para aprovar a transação. Uma vez aprovado, imprimirá um recibo se tiver uma impressora embutida ou estiver em conformidade com um sinal sonoro ou uma mensagem no visor informando que o pagamento foi bom.

Um terminal integrado é conectado ao software EPOS. Assim, quando você insere produtos na tela de PDV e escolhe o pagamento com cartão, o software central envia o valor da transação para o terminal do cartão. A máquina de cartão geralmente acende e mostra o total do pagamento automaticamente, solicitando que o cliente pague (ou adicione uma dica, se essa configuração estiver ativada). Você não precisa inserir nada manualmente no terminal dessa maneira. Assim como nos terminais independentes, a máquina integrada processa o pagamento pela linha telefônica ou pela Internet, imprimindo um recibo, se aplicável.

Lembre-se que pode ser necessário abrir o programa de PDV no computador onde o terminal está conectado para que possam ser aceitos os pagamentos por cartão.

PDV na empresa

Aprenda a inicializar o POS na sua empresa para colocar o serviço para funcionar. (Foto: Expand Cart)

Como aceitar um pagamento em dinheiro no POS?

Os sistemas EPOS de hoje geralmente têm um monitor touchscreen com uma interface visual para inserir produtos vendidos e o valor do pagamento fornecido. Quando você aceita dinheiro, geralmente insere o valor dado pelo cliente em dinheiro e, em seguida, o software do PDV calcula quanta alteração é devida ao cliente. Nesse ponto, você deve colocar o dinheiro recebido na gaveta do dinheiro e coletar as moedas e notas devidas na gaveta do dinheiro para devolvê-lo ao cliente para corrigir o valor pago.

Quando você não estiver usando a gaveta do dinheiro, ela deverá ser fechada com segurança para evitar roubo. Nos sistemas EPOS de hoje, ele geralmente é integrado ao software principal do computador ou tablet, e é aberto automaticamente assim que você insere o valor pago em dinheiro na tela de plantio direto. Se não estiver integrado, talvez seja necessário abrir manualmente a gaveta do caixa.

Sistemas de gateway de pagamentos podem também inserir essa funcionalidade personalizada para seu negócio.

Tarefas de fim de dia com uma máquina POS

No final de cada dia de negociação, você geralmente precisa executar um relatório que mostra todos os seus totais diários divididos em métodos de pagamento, por exemplo, totais em dinheiro, cartão, cheques e cartões-presente.

Com uma máquina de cartão, é possível que você precise executar um relatório no terminal apenas para as vendas de cartões para comparar com os totais no sistema EPOS. O relatório geral do ponto de venda Z pode ser executado na tela de plantio direto, dispositivo móvel ou computador onde é possível efetuar login no sistema EPOS para visualizar as vendas.

Se você possui um terminal independente, pode comparar o relatório do terminal com o relatório EPOS para ver se o total da placa é o mesmo. Se não forem iguais, isso pode significar que um pagamento com cartão não foi inserido no sistema EPOS ou um pagamento no sistema EPOS foi declarado erroneamente como pagamento com cartão quando, na verdade, foi feito em dinheiro ou outro método.

Se você aceitar dinheiro, também precisará contar o número de caixa flutuante (dinheiro na gaveta do caixa), deduzir o valor do número de caixa flutuante no início do dia de negociação e, em seguida, obterá o total de caixa do dia. Compare isso com o total de caixa do relatório e, se for o mesmo, significa que você devolveu a quantidade correta de alteração aos clientes naquele dia.

Se estiver abaixo ou acima do total do relatório, conta como uma discrepância que deve ser observada em sua contabilidade.

De qualquer forma, é um requisito comercial registrar todas as vendas em algum tipo de sistema contábil. Os sistemas EPOS de hoje costumam fazer isso por você, desde que você tenha inserido todas as transações no software de plantio direto, incluindo cartão, dinheiro e qualquer outro tipo de pagamento.

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