A reconciliação diária, conhecida também como fechamento de caixa, é feita sobre os recebimentos de vendas em uma empresa. Esta reconciliação garante que o dinheiro coletado todos os dias saldos com os recebimentos registrados e cobranças de contas a receber. O processo não é apenas vital para garantir que os fundos em dinheiro sejam depositados e registrados adequadamente, mas também para garantir que as políticas de controle interno estejam sendo seguidas.

Um procedimento operacional padrão que segue os controles internos de manipulação de caixa é uma das maneiras mais eficazes de um proprietário de pequena empresa proteger o fluxo de caixa diário.

Como fazer fechamento de caixa: passo a passo

O fechamento ou reconciliamento de caixa é um procedimento que deve ser realizado todos os dias. Isso Reconcilia  o dinheiro arrecadado com o dinheiro informado nos recibos dos registros antes de preencher um formulário padrão de depósito bancário.

Passo 1:

Use uma folha de contagem diária de dinheiro dividida em uma seção para inserir o dinheiro coletado e outra seção para inserir totais do registro. Comece contando e inserindo o dinheiro coletado de acordo com a denominação. Adicione os valores e insira o dinheiro total coletado.

Passo 2:

Em seguida, calcule e insira totais individuais para cheques, recibos de cartão de crédito e débito, e o valor de qualquer cupom coletado ao longo do dia. Calcule e insira um total geral para recebimentos de caixa coletados.

Passo 3:

Insira vendas brutas em dinheiro, cheque, cartão de crédito e cupom, bem como vendas anuladas e devoluções de vendas usando as informações do relatório do registro ou caixa.

Passo 4:

Calcule e insira um total geral para recebimentos de relatórios de registro. Compare os dois totais gerais para garantir que eles concordam.

Fechamento de caixa

Fechar o caixa corretamente contribui para que as finanças da empresa continuem em dia e bem monitoradas. (Foto: ShopKeep)

Como lidar com erro no fechamento de caixa?

Investigue a causa e reconcilie as variações nos recebimentos diários imediatamente. Verifique se a variação é o resultado da digitação incorreta de uma compra em dinheiro. Se for esse o caso, a variação existe apenas no papel e pode ser facilmente reconciliada observando a causa na folha de reconciliação de caixa e efetuando uma entrada de ajuste.

Uma falta ou excesso de dinheiro é mais frequentemente o resultado da falha em lidar com o dinheiro corretamente. Recontar recebimentos de caixa e, se a variação não puder ser encontrada, anote o valor na folha de reconciliação de caixa e na conta contábil de curto e longo prazo do caixa.

Reconciliações diárias e fechamento de contas a receber

Registre cheques e dinheiro das contas a receber assim que forem recebidos em uma lista de recibos de cheques. Após o recebimento, carimbe o verso de cada cheque com um selo “somente para depósito”.

Ao inserir recibos de cheques, registre o nome do pagador, o número do cheque e o valor pago. Se um cliente pagar em dinheiro, registre o nome do cliente, indique que o pagamento foi feito em dinheiro e registre o valor pago.

No final do dia, calcule e insira um total geral diário na parte inferior do formulário.

Faça um depósito diário

Formulários de reconciliação, recebimentos de caixa e cobranças de contas a receber devem ser encaminhados no final do dia para a pessoa responsável pela montagem do depósito diário.

Uma recontagem completa ou aleatória pode ser realizada dependendo do procedimento operacional padrão da empresa, deixando em caixa apenas o suficiente para os trocos e transações do próximo dia.

Depois de concluída a verificação dos valores em dinheiro, dinheiro e cheques são registrados no boleto. Uma verificação final para comparar dinheiro e totais de cheques com os formulários de reconciliação marca a etapa final do processo diário de reconciliação.

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