Comprovante de pagamento: como enviar? Quais informações precisa ter?

Um comprovante de pagamento pode ser tão simples ou complicado quanto você desejar, desde que atenda às suas necessidades, bem como às necessidades de seus clientes. Os comprovantes podem ser tão simples quanto um ticket de caixa registradora ou tão casual quanto um memorando rabiscado em um pedaço de papel.

Como alternativa, eles podem ser complexos, como uma planilha digital com números de pedidos de compra, cálculos de extensão programados e históricos de pagamento.

Vamos entender o que é preciso em um comprovante de pagamento, como enviar, e todas as informações importantes de um comprovante de pagamento.

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Informações obrigatórias um comprovante de pagamento

Todo comprovante de pagamento deve ter certas informações para garantir sua legalidade e garantir que seja um documento original, não falsificado.

1. Nome da empresa e CNPJ

O nome da empresa que o emitiu, juntamente com o CNPJ da empresa emitindo o comprovante.

2. A data em que a transação ocorreu

A data, preferencialmente também com o horário da transação, são igualmente importantes.

3. Itens, valores, e formas de pagamento

Os itens comprados, discriminados por quantidade, bem como os valores cobrados.

É útil para um comprador que pagou por um produto ou serviço também ter documentação sobre como esse pagamento foi feito. Um comprovante de pagamento também pode incluir informações sobre o próprio pagamento – como se ele foi feito com dinheiro, cheque, PIX, ou cartão de crédito/débito.

É especialmente importante observar os pagamentos em dinheiro porque, diferentemente dos cheques e pagamentos com cartão de crédito, os pagamentos em dinheiro não podem ser verificados após o fato.

Comprovantes de pagamento podem ser usados para diversas finalidades com o preenchimento correto. (Imagem: Deskers)

4. Dados da Secretaria da Fazenda

Comprovantes oficiais precisam conter dados da secretaria da fazenda do estado em que foi emitido, garantindo que possa funcionar também como uma nota fiscal para o produto ou serviço.

5. Opcional: nome do cliente

Muitos recibos também incluem o nome do cliente, especialmente se o recibo representar um pedido de compra preenchido ou se o comprador e o vendedor estiverem envolvidos em transações comerciais em andamento. Se o cliente enviar um pedido de compra, o número desse pedido também deverá aparecer no recibo para o comprador fazer referência. Se o pedido for entregue, o pedido deve ter o endereço do comprador e as informações de contato para o driver de entrega usar.

Como enviar um comprovante de pagamento?

Você pode imprimir o comprovante de pagamento e entregar para seu cliente, o que é a forma mais tradicional e prática de enviar um comprovante.

É também possível enviar comprovantes de pagamento por email ou SMS.

Em algumas situações, você poderá também enviar o comprovante de pagamento através de um aplicativo específico.

Pagamento de impostos no comprovante de pagamentos

Os comprovantes de pagamento são documentos fiscais importantes, fornecendo provas das despesas comerciais que você envia para a secretaria da fazenda, receita federal, e guardando para poder questionar possíveis cobranças injustas de impostos.

Eles também são úteis para a contabilidade da gerência, fornecendo às informações que seu contador precisa rastrear compras por categoria, para que você possa avaliar se suas despesas em uma área específica são financeiramente sustentáveis ​​ou consistentes de um ano para o outro.

Comprovante de pagamento como nota fiscal

Um comprovante de pagamento como nota fiscal também é indispensável se você tiver um problema com o item que comprou. O recibo de pagamento serve como prova de compra para que você possa trocar ou devolver a mercadoria.

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Sobre o autor

Após ouvir relatos de seus clientes empresariais, André percebeu que existia o receio de aceitar cartões por motivos variados, desde custos até não saber como funcionava uma máquina de cartão. Sendo especialista em finanças e educador financeiro com mais de 300 horas em cursos, André decidiu escrever sobre as máquinas de cartão para ajudar seus leitores e os vendedores que querem entrar neste mundo dos cartões de crédito e débito.

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