Como fazer uma planilha de controle de estoque?

Quando você tem poucos recursos, as planilhas do Excel podem ser uma boa maneira de começar a rastrear o gerenciamento de estoque. É também uma ferramenta muito acessível para ajudá -lo a funcionar com uma maneira fácil de gerenciar o estoque de manutenção. Se você deseja levar seu sistema de gerenciamento de estoque para o próximo nível de papel ou anotações, o Excel será um bom próximo passo.

Posso usar o Excel para uma planilha de controle de estoque?

O Gerenciamento do estoque do Excel pode ajudá-lo a organizar e rastrear melhor itens de estoque e estoque, para que você tenha uma ideia melhor do que tem e do que precisa. Um sistema de gerenciamento de estoque baseado no Excel pode permitir que você categorize, tag e rotule melhor itens de estoque para melhorar a conscientização em sua equipe. Isso também ajudará você a orçamento para necessidades de estoque.

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E embora o Gerenciamento do estoque do Excel possa ajudá-lo a avançar, a próxima etapa é utilizar o software para realmente entender e otimizar seu estoque.

Obs.: caso você não tenha o Excel, não se preocupe. Opções gratuitas para fazer planilhas incluem o LibreOffice e as Planilhas do Google, com basicamente os mesmos recursos.

Como fazer a gestão de estoque com uma planilha?

O Microsoft Excel é uma incrível solução geral de planilhas que pode ser usada para muitas tarefas de negócios. Isso inclui rastreamento básico de estoque de peças de reposição. Embora nunca substitua uma solução de estoque dedicada, você pode cobrir o básico e usar como solução intermediária até que suas necessidades cresçam.

O Gerenciamento de estoque tem tudo a ver com uma lista sólida e detalhada das peças de reposição que você gerencia (abastecido no local ou just-in-time).

Quando você rastreia o estoque em uma planilha do Excel, você pode entender melhor:

Quantas dessas partes você tem em mãos

Quando pedir itens com baixo estoque

De onde pedir seus itens

Essas planilhas só são boas se as pessoas as mantiverem atualizadas; portanto, atualizar enquanto você usa/consome essas peças é essencial. As “contagens” periódicas de estoque podem ser realizadas para ver onde pode haver desperdício, deterioração ou roubo.

Um processo de gerenciamento de estoque baseado no Excel não substituirá um sistema dinâmico verdadeiro que você encontraria em um sistema integrado digital, chamado de CMMS (computerized maintenance management system ou sistema de gerenciamento de manutenção computadorizado) ou outro sistema de ordem de serviço, mas pode ser uma solução básica e de baixo custo eficaz.

Faça o controle do seu estoque com uma planilha completa e detalhada. (Imagem: Corporate Vision)

Como fazer uma planilha de estoque no Excel?

Gerenciar o estoque no Excel inicia certificando-se de que você esteja rastreando as informações principais certas.

Há uma variedade de modelos de estoque gratuitos disponíveis se você pesquisar online. De fato, o Microsoft Excel possui um modelo disponível – basta clicar no arquivo e pesquisar e pesquisar “inventário” ou “estoque”! nos modelos. O mesmo vale para o Planilhas do Google e o LibreOffice.

A principal fonte de informação é uma lista das coisas que você deseja rastrear. Abaixo está o modelo de estoque genérico padrão do Excel, que é um bom ponto de partida.

Os campos críticos de gerenciamento básico de estoque que você precisa rastrear no Excel inclui:

1. ID do estoque

Essa deve ser uma combinação de número de identificação/letra exclusiva. Alguns usarão a parte # do fornecedor principal ou similares. Ou você pode fazer o seu próprio.

2. Nome

Apenas certifique -se de usar um nome que as pessoas reconhecerão com detalhes suficientes para não confundir com outras partes.

3. Descrição

Adicione mais detalhes para esclarecimentos.

4. Preço unitário

No modelo padrão do Excel, esse é um valor de R$ que a maioria utiliza pelo preço de uma unidade consumida individualmente. Por exemplo, se eu pedir meus ovos à dúzia (12) e a caixa me custa R$3, meu custo unitário é de R$3/12 ou R$0,25.

5. Quantidade no estoque

Para permanecer consistente, seria quantas unidades gerais eu tenho. Para ficar com o meu exemplo de ovo, se eu tiver 10 caixas de ovos, eu teria 120 ovos em estoque.

6. Valor do estoque

Multiplique o número de unidades pelo preço unitário. Isso mostra o valor total dessa parte. Você também pode totalizar esta coluna para avaliação completa do estoque.

7. Nível de reabastecimento

Este é o número de unidades que você precisa ter em estoque antes de considerá-lo “baixo”. Normalmente, esse será o valor que você obtém onde ainda pode ter tempo para reordenar e reabastecer essas peças.

8. Tempo de reabastecimento em dias

Isso também é chamado de “tempo de entrega” e mede quanto tempo levará para você entrar em novas partes. Este # será atualizado nos horários em que as peças podem levar mais tempo (ou mais rápido) para receber.

9. Quantidade em ordem

Isso mostra quantas peças você tem em ordem para que você possa acompanhar.

Acrescentando informações à planilha padrão do Excel

Existem inúmeros campos possíveis ausentes no modelo padrão do Excel a considerar – basta adicioná-las como novas colunas ao seu XLS.

10. Localização

Mostre informações precisas sobre onde as peças são armazenadas fisicamente.

11. “Quão ordenado” vs. “Quão utilizado”

Isso inclui campos apropriados que diferenciam como você pede algo (normalmente pela caixa, bolsa, galão ou algum outro título de contêiner) vs. como você consome ou usa esse item (normalmente pela unidade usada para o produto – grama, litro, kg, etc – ou similar). Isso acaba sendo vários campos, pois você rastreia esses campos, além do custo encomendado/usado e informações semelhantes.

12. Informações do fornecedor

Informações para mostrar quem/onde você solicita essas peças.

13. Parte detalhada e número serial

Normalmente, isso é usado para expandir e incluir código de barras, parte #, fornecedor parte #, etc.

14. Categoria de peça

Isso pode ser útil para rastrear tipos separados de peças, especialmente para avaliação.

O modelo do Excel possui recursos básicos de classificação e até um filtro para mostrar quais partes estão abaixo de reordenar (Matemática simples Determinando se (quantidade à mão + na quantidade de pedido) <= ponto de reabastecimento). Você também pode usar as fórmulas do Excel para um estoque total ou médio.

Essas soluções básicas de gerenciamento de estoque não substituirão um sistema de estoque CMMS completo. Existem muitas lacunas. Alguns exemplos incluem o gerenciamento de vários armazenamentos, fornecedores, incrementos e decréscimos com base em ordens de serviço, alertas por e-mail quando baixos e criação ou gerenciamento de uma requisição ao fazer o pedido.

Também é desafiador ter várias pessoas compartilhando ou gerenciando um sistema de estoque baseado em XLS. À medida que você cresce a partir das necessidades básicas de gerenciamento de estoque, observe o verdadeiro software robusto de gerenciamento de estoque baseado em nuvem.

Programas de gerenciamento de estoque

O controle de estoque pode ser complicado. Quando se trata de acompanhar seus vários tipos de inventário e acessar dados em cada item que entra e sai da sua organização, pode ser fácil ficar sobrecarregado e perder completamente. Esteja você usando modelos do Excel para gerenciamento de estoque ou algo no papel, há uma maneira melhor!

Em vez de tentar criar sua própria planilha ou formulário de rastreamento, explore como o software fácil de usar pode ajudá-lo a melhorar seu gerenciamento de estoque  para economizar tempo e recursos.

Um modelo de gerenciamento de estoque é útil, mas não oferece controle completo de seus itens. Empresas de software baseadas em nuvem levaram o gerenciamento de estoque a novos níveis, com soluções projetadas em torno das necessidades de estoque. Com o software de gerenciamento de estoque , seu gerenciamento de estoque vai além do modelo do Excel a ser fornecido:

Transações materiais e níveis em tempo real para realizar diferentes ações

Atribuição de estoque para localização, pessoa ou projeto

Solicitações on-line e notificações por e-mail para uso de estoque

Dados detalhados através de relatórios e gráficos de movimento de estoque

Há vários softwares no mercado, muitos com experiências gratuitas. Teste, use por um tempo, e compartilhe nos comentários o que achou deles.

Sobre o autor

Após ouvir relatos de seus clientes empresariais, André percebeu que existia o receio de aceitar cartões por motivos variados, desde custos até não saber como funcionava uma máquina de cartão. Sendo especialista em finanças e educador financeiro com mais de 300 horas em cursos, André decidiu escrever sobre as máquinas de cartão para ajudar seus leitores e os vendedores que querem entrar neste mundo dos cartões de crédito e débito.

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