O que é controle de estoque e como fazer?

Em Problemas em máquinas de cartão por André M. Coelho

Se você é um varejista multicanal, atacadista ou marca de comércio eletrônico, acompanhar o inventário ou estoque pode ser uma perspectiva assustadora. Sistemas, processos e tecnologia agora estão disponíveis, no entanto, para ajudar as empresas a simplificarem sua cadeia de suprimentos. Com o uso de sistemas de controle de estoque, você pode eficientemente e com precisão sua mercadoria.

Este guia ajudará você a entender qual é o controle de estoque, sua importância e seus desafios. Também fornecerá dicas para o Controle de Estoque e discutirá alguns sistemas e técnicas de controle de estoque.

O que é o controle de estoque?

O controle de estoque, também chamado de controle de inventário, é o processo de gerenciamento dos níveis de estoque de uma empresa, seja em seu próprio armazém ou se espalhou por outros locais. Compreende o gerenciamento de itens desde o momento em que você tem em estoque para seu destino final (idealmente aos clientes) ou descarte (não ideal). Um sistema de controle de estoque também monitora seu movimento, uso e armazenamento.

Controle de estoque significa gerenciar seus níveis de estoque para garantir que você esteja mantendo o valor ideal de cada produto. O controle adequado de estoque pode acompanhar seus pedidos de compra e manter uma cadeia de suprimentos funcional. Os sistemas podem ser colocados para ajudar na previsão e permitir que você defina os pontos de reordenação também.

O controle de estoque pode incluir:

Integração do scanner de código de barras

Conta completa de estoque

Acompanhamento do estoque físico com ordens de vendas e compra

Detalhes do produto, localizações e histórias

Relatórios e ajustes

O objetivo geral é maximizar seus lucros, enquanto a menor quantidade de estoque possível está sentado no seu armazém. Sua empresa deve fazer isso sem comprometer a satisfação do cliente. Enquanto você pode lidar manualmente o controle de estoque, há sistemas automatizados que assumem a responsabilidade de gerenciar seus níveis de estoque e ajudar a eliminar o erro humano caro.

O controle efetivo de estoque permite alterar essa relação de estoque / vendas para melhor. Estoque estacionário não faz nada para o seu negócio ou sua linha de fundo. Aproveite ao máximo o espaço precioso que você tem, garantindo que você sempre atenda a demanda do cliente.

Controle de estoque na prática

O controle de estoque é importante para não deixar faltar produtos na sua empresa e prejudicar seu faturamento. (Imagem: Kizeo Forms)

Controle de estoque vs. Gerenciamento de estoque

Enquanto ambos lidam com aspectos do estoque, o controle de estoque é diferente do gerenciamento de estoque . O controle de estoque funciona com o estoque já no armazém de um distribuidor. Requer saber quais produtos estão em seu estoque e onde ele está localizado dentro do seu armazém. Garante que o estoque permaneça em boas condições e seja organizado de uma forma que minimize o custo.

O gerenciamento de estoque inclui os processos de negócios de reabastecimento e previsão do produto. A gestão engloba quando reordenar produtos e quanto produto a encomendar, para evitar as dicas ou manter muito estoque. Assegura que o estoque correto esteja no lugar certo, no momento certo e na quantidade correta. Você pode obter melhor gerenciamento de estoque quando melhorar seu controle de estoque.

A importância do controle de estoque

O valor do controle de estoque se estende da redução de custos à satisfação do cliente. O bom controle de estoque economiza seu tempo comercial, recursos e dinheiro. Sua empresa pode ter um ganho significativo nas vendas, mas sem controle sobre o seu estoque, a lucratividade da sua empresa sofrerá.

Aqui estão algumas maneiras pelas quais o controle de estoque são importantes para o seu negócio.

1. Controle de qualidade do estoque

Ter um sistema de gerenciamento de estoque permite implementar maior controle de qualidade. Se você puder rastrear e gerenciar todos os aspectos do seu estoque, é melhor controlar a qualidade. Quanto mais você segurar o estoque, mais provável é ser danificado. Você pode evitar que, ao garantir que o estoque seja girado através do seu armazém.

O Controle de estoque também permite que você rastreie a qualidade do estoque que recebe de fornecedores. Com que frequência você tem certos produtos retornados? Quantas vezes são as que são retornadas enviadas de volta porque elas quebram ou têm outros defeitos? Ver como os produtos se movem através do seu estoque podem apontar para qualquer problema e ajudá-lo a eliminar a queda.

2. Controle organizacional do estoque

O controle de estoque significa que você tem controle organizacional em sua empresa. Uma ação bem organizada permite gerenciar sua mercadoria e aproveitar ao máximo seu investimento em estoque físico. Este aspecto do controle de estoque é vital para saber onde seu estoque é e a conveniência com a qual você pode acessá-lo.

O controle de estoque em termos da organização do seu estoque é vital para a corrida adequada da sua empresa. Ele garantirá que você tenha unidades suficientes para cumprir ordens e tenha estoque de segurança. O controle efetivo de estoque também ajudará você a evitar ter qualquer estoque morto ou overstock. Ações de segurança atua como buffer para reduzir o risco de um item estar fora de estoque. Estoque morto é estoque que não vende.

3. Precisão contábil do estoque

Manter um registro preciso do seu estoque é vital para gerenciar seus ativos. Também irá ajudá-lo em caso de auditoria. Saber o que você tem em ativos permite que você saiba seu spoilage geral e entenda o valor da sua empresa.

Regras contábeis financeiras e regulamentos fiscais podem exigir que sua empresa tenha uma conta de estoque físico. Todo o estoque deve ter números e preços corretos em seus sistemas de estoque e seu software de contabilidade. Isso garantirá que sua empresa possa passar por auditorias sem qualquer pergunta à integridade contábil da sua empresa.

Desafios do controle de estoque

O controle de estoque é vital para operações comerciais eficazes. Também pode vir com desafios. Pode parecer difícil encontrar o tempo e os recursos, e desenvolver uma imagem completa do seu estoque pode ser difícil, especialmente se você tiver uma empresa maior ou vários locais de estoque.

No entanto, esses desafios podem ser superados para garantir o controle efetivo sobre o seu estoque. A melhor maneira de gerenciar todos esses desafios é automatizar seu processo de controle de estoque. Olhe para o melhor software de gerenciamento de estoque para o seu negócio.

Abaixo estão alguns dos desafios que você pode enfrentar.

1. Encontrando o tempo e os recursos

Fazer o gerenciamento de estoque requer manualmente recursos substanciais. O dinheiro e o horário da equipe são necessários para o controle manual de estoque. No entanto, se você não priorizar o controle de estoque , perderá mais tempo e dinheiro mais tarde. Aproveite o tempo para implementar um horário regular para dedicar ao controle de estoque. Além disso, certifique-se de incluir o controle de estoque em seu orçamento.

2. Visibilidade

Empresas com grande estoque, armazenamento complexo, ou que estão vendendo em vários canais podem ter muitas partes móveis para seus estoque. Isso pode criar desafios com a visibilidade. As empresas devem ter uma imagem completa do estoque de seu negócio para reabastecimento, contabilidade, fluxo de caixa e fins de vendas. Perder vista do seu estoque pode levar à degradação da qualidade do estoque e pode levar a ações mortas.

Os relatórios que você pode obter através de sistemas de software de controle de estoque podem ajudá-lo a melhorar a visibilidade. Por exemplo, você pode obter alertas quando o nível de estoque é baixo ter alta visibilidade sobre como seu estoque move limites de estoque obsoleto e ajuda a determinar quanto estoque de cada produto você mantém para atender a demanda do cliente.

3. Erro humano

Erros humanos são inevitáveis ​​quando as empresas têm um fluxo constante de estoque dentro e fora de seus armazéns. Por exemplo, os fornecedores precisam enviar faturas precisas e precisam ser combinadas com pedidos de compra e estoque físico. Quaisquer imprecisões que ocorram neste estágio podem afetar seu controle de estoque.

Você pode mitigar o erro humano pela otimização do sistema de controle de estoque e integrar suas soluções. Isso permitirá que seu software o alerte se houver discrepâncias entre o que foi inserido nas contas a pagar e as contagens de estoque físico.

Sistema de controle de estoque

Há uma série de sistemas de controle de estoque e técnicas relacionadas que as empresas podem utilizar. Cada um tem benefícios e desvantagens com base no seu tamanho de estoque e operações da empresa. Os varejistas podem descobrir que eles têm necessidades diferentes para um atacadista, por exemplo. Comece definindo suas metas e métricas de negócios para obter uma ideia de suas necessidades atuais e futuras.

Em seguida, determine se sua empresa deve usar um:

1. Planilha para controle do estoque

O uso de uma planilha como uma maneira manual de controlar os trabalhos de estoque melhor para empresas menores que não mantêm muito estoque ou têm muitos tipos diferentes de estoque. Manter uma planilha é menos dispendiosa do que os outros dois, mas o controle de estoque pode ser mais difícil de manter. Os membros da sua equipe não, no entanto, terão que gastar tempo aprendendo a usar um sistema automatizado.

Enquanto você pode sentir que lhe dá um melhor sentido de controle, o controle manual de estoque através do uso de uma planilha é muito mais propenso ao erro humano e é intensivo de trabalho. O gerenciamento da cadeia de suprimentos também pode ser mais difícil de manter porque exigirá que um funcionário acompanhe várias partes móveis. O reabastecimento de estoque também será mais difícil de rastrear em um sistema manual.

2. Sistema de estoque periódico

Um sistema de estoque periódico geralmente depende de contagens de estoque físico. As informações do estoque são atualizadas periodicamente quando uma contagem física é realizada. Isso é super demorado para empresas que lidam com grandes quantidades de estoque ou movimentos frequentes de estoque . No entanto, pode funcionar para empresas que não lidam com muitas ordens.

O estoque periódico geralmente usa a fórmula:

Custo de mercadorias vendidas = (Estoque inicial + Compras) – Estoque de fechamento.

Este sistema é fácil de implementar e requer informações mínimas. No entanto, seus níveis de estoque raramente serão atualizados, levando a atrasos e aumentando a Write-offs. Também depende de auditorias de estoque em vez de um sistema automatizado que atualiza em tempo real.

3. Sistema de estoque perpétuo

Os sistemas de estoque perpétuos atualizam seu estoque em tempo real quando uma transação acontece ou a nova ação é recebida por meio de soluções de tecnologia. Cerca de 72% de todos os varejistas planejam adotar a visibilidade em tempo real em sua cadeia de suprimentos usando automação, sensores e análises. Ele permite que você implemente facilmente técnicas de gerenciamento de estoque como a quantidade da ordem econômica. Isto garante que o estoque atenda às demandas, minimizando os custos de armazenamento e armazenamento.

Os sistemas perpétuos proporcionam melhor visibilidade do seu estoque do que sistemas periódicos. E reduz o custo e o tempo gasto em contagens de estoque físico.

4 dicas quando se trata de gestão de estoque

Agora que temos uma base de qual é o controle de estoque e os sistemas de controle de estoque que você pode utilizar. Aqui estão algumas dicas quando se trata de controle de estoque.

1. Use o rastreamento de estoque em tempo real

O valor da automação não pode ser discreto. O rastreamento em tempo real fornece as informações mais precisas e atualizadas que guia suas decisões financeiras e de negócios. Pode ajudar a aumentar seu ROI/RSI e reduzir seus custos de transporte. O rastreamento automático de estoque é extremamente útil ao vender em vários canais. Vender demais pode ser prejudicial para a experiência do cliente pode ser evitado quando todas as ordens e informações de estoque são sincronizadas em tempo real em todos os canais.

2. Seja consistente com o seu sistema de rotulagem

Um sistema moderno dá às empresas uma ampla gama de opções quando se trata de rotulagem e identificação de estoque. Encontre um sistema que funcione para o seu negócio e seja consistente com as estratégias do rótulo.

Por exemplo, SKUs facilitam o seu estoque para sua equipe para gerenciar. Usar códigos de barras para seu estoque permite mais fácil controle de estoque de localização multi-localização e gerenciamento de estoque multicanal.

Sua empresa também pode usar a identificação de radiofrequência (RFID) para identificar produtos e componentes individuais. O RFID não é apenas para matérias-primas, pode ser usado de forma tão eficaz com o estoque acabado e pode rastrear itens em toda a cadeia de suprimentos.

3. Análise ABC

Uma estratégia que você pode usar em um sistema perpétuo é a análise ABC. Isso classifica os itens de estoque com base no valor do consumo do item. Esse valor é o valor total de uma peça de estoque consumida em um período de tempo específico. As letras representam as diferentes categorias podem ser colocadas em.

Os itens A referem-se a mercadorias com os maiores valores de consumo. Este será um baixo número de itens com um alto valor de consumo.
B são itens da categoria com menor valor de consumo do que um, mas superiores a itens C.

Os itens têm o menor valor de consumo. O risco desse estoque é baixo, mas também os retornos. Eles geralmente compõem uma boa parte do seu estoque.

4. Definir pontos de reordem

Isso pode parecer óbvio, mas a reordenação pode ser uma parte complicada do controle de estoque. Você quer que seus clientes tenham acesso rápido ao estoque sem ter que lidar com os custos de transporte de ações mortas. Com o software de controle de estoque, você pode definir esses níveis para alertá-lo quando um produto ficar abaixo de um determinado nível. Você pode definir produtos individuais para reordenar pontos usando diferentes análises de estoque

Também pode ajudá-lo a ter melhor controle sobre o seu lead. O prazo de entrega é o tempo que passa entre quando uma ordem é colocada para reabastecer o estoque e quando é recebido. Este fator afeta a quantidade de estoque que você precisa. O estoque morto ocupa o espaço valioso do armazém. Para permitir um reabastecimento mais preciso, você também pode adotar um sistema de planejamento de estoque orientado a dados.

5. Realize auditorias regulares

Mesmo se você usar o software de controle de estoque, você ainda deve executar verificações regulares para roubo, deterioração e possíveis erros humanos. Você também quer garantir que cada departamento esteja em comunicação em relação ao seu estoque. Certifique-se de que seus sistemas se comuniquem com precisão com seu departamento de contabilidade o custo e a contagem do seu estoque.

O controle efetivo de estoque é vital para qualquer negócio, de uma marca recém-estabelecida até a Amazon. Ele permite que você otimize seu fluxo de caixa e reduza os recursos gastos no controle de estoque. Usando sistemas automatizados de software de controle de estoque, você pode implementar uma estratégia para o controle de estoque que rastreia seus ativos em tempo real. Dando-lhe visibilidade e controle sobre o seu estoque.

Mesmo que sua empresa tenha uma operação relativamente pequena, você pode escolher entre um sistema de estoque perpétuo ou de outras formas. No entanto, se você tiver um grande volume de processos ou mais processos complexos, um sistema de estoque perpétuo é definitivamente uma opção mais adequada. E se você olhar para completar sua pilha de tecnologia de varejo, pesquise o melhor sistema de estoque que possa ser integrado perfeitamente com o restante de suas operações comerciais.

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Sobre o autor

Autor André M. Coelho

Após ouvir relatos de seus clientes empresariais, André percebeu que existia o receio de aceitar cartões por motivos variados, desde custos até não saber como funcionava uma máquina de cartão. Sendo especialista em finanças e educador financeiro com mais de 300 horas em cursos, André decidiu escrever sobre as máquinas de cartão para ajudar seus leitores e os vendedores que querem entrar neste mundo dos cartões de crédito e débito.

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