Software de gestão: como escolher?

Em Como pedir máquina de cartão por André M. Coelho

Escolher o software de gestão de negócios certos pode se sentir como uma experiência assustadora. Existem muitos problemas e perguntas recorrentes que surgem em quem precisa de usar esses sistemas

As melhores soluções de software de gestão de negócios retornam um benefício a longo prazo e aceleram o crescimento da sua empresa. Tire um tempo para passar pelos seguintes pontos e encontrar a solução melhor ajuste para as necessidades da sua empresa.

Software de gestão te ajuda a delimitar problemas

Você não está procurando por novos softwares apenas por causa disso. Deve haver um problema que você espera resolver, informações que precisam ser gerenciadas ou um processo que você gostaria de automatizar. Para encontrar o melhor software, você deve começar por mapear seus problemas atuais.

Por exemplo, as questões comuns incluem:

Entrada de Dados Dupla.

Planilhas infinitas

Usando muitas ferramentas de negócios

Fontes fragmentadas para informações

Nenhuma visão geral em tempo real

Onde quer que o problema esteja, tente defini-lo o máximo de detalhes possível. Procure as razões por trás de seus problemas e pense em possíveis soluções. A resposta para seus requisitos é encontrar o software certo que facilita o trabalho com as facetas problemáticas do seu negócio.

Você mapeou o fluxo de trabalho atual antes de escolher o programa de gestão?

Para encontrar uma solução que resolva com sucesso os problemas atuais da sua empresa, você precisa mapear o fluxo de trabalho do seu negócio. Pense na sua rotina diária e faça uma lista de todas as atividades e informações usadas.

Quais são as suas atividades diárias?

Como você acompanha essas atividades?

Que tipo de informação você coleta e mantém?

Como você gerencia todas as informações comerciais?

Quem tem acesso a esta informação?

Qual é o bloqueio de tropeço no seu trabalho diário?

Como você gostaria que seu trabalho seja facilitado?

Faça as mesmas perguntas de todas as pessoas da empresa (ou líderes de equipe), examinando seu fluxo de trabalho em profundidade. Informe-se sobre tarefas problemáticas e peça sua opinião sobre como seu trabalho atual poderia ser facilitado.

Agora que você mapeou o fluxo de trabalho atual da sua empresa, faça uma lista de todas as atividades implementadas por você mesmo, seus colegas e membros da equipe. É uma maneira segura de garantir que você analisou todas as facetas importantes do negócio.

Software de gestão

Um bom software de gestão dará ao seu negócio uma administração muito mais eficiente. (Imagem: divulgação)

Pesquise a melhor aplicação de gestão para seu negócio

Provedores de software de negócios geralmente projetam seu produto em torno de um processo de negócios ou um problema que precisa ser tratado. A ideia de conectar os problemas da sua empresa com o fluxo de trabalho atual é descobrir quais partes de sua empresa precisam ser remediadas ou facilitadas com a nova ferramenta de software.

Para definir a fonte inicial e uma solução para seus problemas, siga estas etapas:

Complemente a lista de atividades com problemas previamente definidos para conectar os problemas atuais da sua empresa com atividades diárias. Isso ajuda você a ver quais soluções você precisa do novo software.

Veja quais facetas de sua empresa precisam ser gerenciadas com o novo software e fazer uma lista de problemas que a solução é necessária para resolver.

Ao procurar o melhor software, procure por um produto que aborde os problemas dos seus departamentos de negócios.

Você tem mais requisitos para a gestão do seu negócio?

É crucial pensar em todos os detalhes antes de comprar software. Depois de analisar os problemas, o fluxo de trabalho e as melhores soluções, pense em requisitos adicionais.

Para encontrar o melhor software, crie uma lista de pré-requisitos adicionais. Isso pode incluir:

Interface de usuário e design

Integrações com outro software

Solução no local ou na nuvem

Treinamento do usuário e integração

Importação de dados

Idiomas disponíveis

Opções de suporte ao cliente

Outros requisitos específicos das necessidades da sua empresa

É uma boa maneira de garantir que você tenha expectativas claras para as capacidades do software e a experiência do usuário será positiva.

Você e sua equipe sabem o que querem no software de gestão?

É importante manter o suporte e excitação de sua equipe durante o processo de execução e implementação de software e garantir que se beneficiem de novas soluções.

O problema com provedores de software abrangentes é que muitas vezes pode precisar de informações extras de seus usuários. Quando as equipes não são usadas para rastrear seu tempo, preenchendo informações do projeto ou registrando suas tarefas em um sistema, então pode facilmente levar à resistência. Sua equipe pode acabar usando as mesmas antigas ferramentas e planilhas para organizar seu fluxo de trabalho e dados.

Realizar uma reunião com toda a equipe leva e pergunte sobre as principais preocupações de sua equipe sobre a implementação do software. Além disso, apresente-os à lista de problemas que você mapeou, pergunte a sua opinião sobre encontrar o software certo e introduzir os benefícios de usar a solução.

Pedir a opinião de todos ajuda a enfrentar a sensação de que as principais decisões foram tomadas pela alta administração sem levar em consideração as necessidades reais departamentos. Além disso, garante que você encontre software que responda às expectativas de todos.

Quanto você está disposto a gastar?

Não há almoços gratuitos como nenhuma solução de software de qualidade é oferecida por uma taxa marginal. Antes de começar a procurar por novos softwares, estabeleça um orçamento que esteja disposto a gastar. Pense nos problemas que vai resolver – quanto é esse benefício para sua empresa?

Planeje suas despesas relacionadas ao software em um orçamento mensal, pois os provedores de solução de negócios cobram frequentemente mensalmente. Além disso, considere as taxas integrantes e outras despesas relacionadas ao processo de implementação, incluindo custos de treinamento e tempo gasto em se adaptar ao novo software.

Embora demorado e exigente, o uso de uma solução padronizada devolva inevitavelmente sua empresa um benefício a longo prazo.

Você mapeou os problemas e o fluxo de trabalho da sua empresa, você conversou com sua equipe, você definiu uma faixa de preço para a solução, e você tem uma lista de recursos que você está procurando na solução. Agora é a hora de navegar. Selecione 2 a 3 softwares de gerenciamento de negócios que atendam aos seus requisitos e obtenha uma demonstração ou teste gratuito. Esta é a melhor e menos demorada maneira de descobrir se o software atende ao seu negócio – ou não.

Ficou alguma dúvida? Deixem nos comentários suas perguntas!

Sobre o autor

Autor André M. Coelho

Após ouvir relatos de seus clientes empresariais, André percebeu que existia o receio de aceitar cartões por motivos variados, desde custos até não saber como funcionava uma máquina de cartão. Sendo especialista em finanças e educador financeiro com mais de 300 horas em cursos, André decidiu escrever sobre as máquinas de cartão para ajudar seus leitores e os vendedores que querem entrar neste mundo dos cartões de crédito e débito.

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